Informations sur les traitements de données qui interviennent  dans l’exercice des activités professionnelles de l’avocat Jean Herveg

L’exercice de la profession d’avocat implique des traitements de données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données et de la loi du 31 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est primordiale.

Identification du responsable des traitements de données

HERVEG LAW FIRM SRL est le responsable des traitements de données à caractère personnel qui interviennent dans l’exercice des activités professionnelles de l’avocat Jean Herveg.

Coordonnées complètes

HERVEG LAW FIRM SRL

Siège social :

15 clos des Arbalétriers

B – 1390 GREZ DOICEAU

B.C.E. n° 0650.560.984

Siège d’exercice des activités professionnelles :

34 boulevard de Waterloo (8e ét.)

B – 1000 BRUXELLES

Contact :

Jean Herveg | +32 (2) 427.40.11 | jean.herveg(ad)herveglawfirm.be

Les finalités poursuivies par les traitements de données à caractère sont les suivantes :

• Exercice de la profession d’avocat ;
• Représenter et défendre les droits et intérêts des clients de l’avocat ;
• Remplir les missions assignées à l’avocat par les clients et par la loi ;
• La gestion administrative et financière de l’exercice de l’activité d’avocat et des dossiers confiés à l’avocat (en ce compris la facturation des honoraires, frais et débours, leur recouvrement amiable ou forcé), et les transactions bancaires y afférentes (paiements et transferts de fonds) ;
• L’identification de toute personne intervenue dans les dossiers actifs ou archivés afin de faciliter l’exercice de la profession en ce compris pour éviter les conflits d’intérêts ;
• Défense de l’avocat en cas de mise en cause de sa responsabilité ou pour la défense de ses droits en ce compris l’intervention de sa couverture d’assurance ;
• Recouvrement des sommes qui seraient dues à l’avocat ;
• Remplir toute obligation contractuelle, légale ou réglementaire qui serait applicable et pertinente – en ce compris l’archivage du dossier pendant une période de cinq ans qui débute à la clôture du dossier ;
• Gestion de l’intervention d’un tiers payeur ;
• Transmettre le dossier à l’avocat qui succèderait ;
• Finalités statistiques, historiques et scientifiques.

La base juridique des traitements de données

• La principale base juridique des traitements de données est la mission d’intérêt public à laquelle contribue l’avocat Jean Herveg. En ce qui concerne les catégories particulières de données, les traitements sont réalisés dans la mesure de ce qui est nécessaire à la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle et lorsque le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêts public important (art. 6(1)e et 9(2)f et g, du RGPD) ;
• Les obligations imposées par la loi (art. 6(1)c du RGPD) notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de fraude, ainsi qu’en matière de fiscalité directe et indirecte ;
• Les intérêts légitimes poursuivis par l’avocat Jean Herveg notamment pour la gestion de la clientèle et l’exercice de sa profession (en ce compris la facturation des honoraires, frais et débours, leur recouvrement amiable ou forcé), et les paiements et transferts de fonds (art. 6(1)f du RGPD).

Description des catégories de personnes concernées

• Les clients de l’avocat ;
• Les avocats et membres du personnel administratif et technique qui travaillent pour le responsable du traitement ;
• Les autres avocats qui interviennent dans les dossiers de l’avocat (collaborateurs internes et extérieurs et personnel administratif compris) ;
• Les membres du personnel des greffes, juridictions (magistrats compris) et administrations qui interviennent ou qui sont approchées dans les dossiers de l’avocat ;
• Les parties adverses et leurs conseils ;
• Toute personne dont les données sont nécessaires à l’exercice de la profession d’avocat et à la réalisation des missions assignées à l’avocat ;
• Toute personne qui interagit avec l’avocat notamment par voie de communications électroniques.

Description des catégories de données à caractère personnel

• Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, nationalité, domicile, résidence, pays, statut matrimonial et patrimonial, numéro au registre national et dans tout autre registre utile) ;
• Données de contact (numéros de téléphone et de télécopie, adresses physique et électronique) ;
• Toute donnée nécessaire à l’exercice de la profession d’avocat (en ce compris les catégories particulières de données) et à la réalisation des missions de l’avocat ;
• Toutes les données nécessaires à la gestion administrative et financière de l’exercice de la profession d’avocat et à la réalisation des missions de l’avocat ;
• Toutes les données nécessaires pour la facturation des honoraires, frais et débours, et leur recouvrement ;
• Toutes les données nécessaires pour recevoir et effectuer des paiements et transferts de fonds ;
• Toutes les données nécessaires pour le respect des obligations légales en matière de fiscalité (impôts et taxes diverses) et indirecte (TVA). 

Description des catégories de destinataires des données

• Les clients de l’avocat ;
• Les avocats et membres du personnel administratif et technique qui travaillent pour le responsable du traitement ;
• Les autres avocats qui interviennent dans les dossiers de l’avocat (en ce compris les collaborateurs internes et extérieurs, personnel administratif compris, et les Confrères obligeants) ;
• Les membres du personnel des greffes, juridictions (magistrats compris) et administrations qui interviennent ou qui sont approchées dans les dossiers de l’avocat ;
• Les parties adverses et leurs conseils ;
• Toute personne à qui il est nécessaire de communiquer les données pour l’exercice de la profession d’avocat et la réalisation des missions assignées à l’avocat ;
• Toute personne qui interagit avec l’avocat notamment par voie de communications électroniques ;
• Le fournisseur de services qui héberge les données traitées par l’avocat ;
• Les administrations publiques compétentes en matière de fiscalité directe (impôts et taxes diverses) et indirecte (TVA) ;
• Toute autorité ou personne à qui la loi impose à l’avocat de communiquer des données ;
• Les personnes en charge des aspects administratifs, financiers et fiscaux liés à l’exercice de des activités professionnelles de l’avocat ;
• Toutes les personnes qui interviennent dans le cadre des transactions bancaires notamment pour le paiement des honoraires, frais et débours (en ce compris leur recouvrement) et le transfert de fonds.

Transfert de données à caractère personnel

• En principe, aucun transfert de données vers un pays tiers ne doit intervenir.
• Si un transfert vers un pays tiers devait intervenir, des mesures appropriées seraient adoptées.

Délais pour l’effacement des différentes catégories de données

• Les données sont effacées, détruites ou anonymisées au terme de la période au-delà de laquelle les données ne sont plus utiles à la réalisation des missions assignées par les clients ou la loi à l’avocat ;
• Les données d’identification sont conservées jusqu’au terme de l’exercice de la profession d’avocat ;
• En tout état de cause, les dossiers sont détruits, en totalité, au terme de la période d’archivage de cinq ans. Aucun document, même en original, n’est conservé au terme de cette période.

Description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

• Les données sont hébergées par un fournisseur de services (sous-traitant) qui offre toutes les garanties en matière de sécurité et de confidentialité ;
• Les données sont hébergées sur le territoire de l’Union européenne ;
• L’accès aux données est strictement réservé aux personnes habilitées à en prendre connaissance et à les traiter ; ces personnes sont soumises aux règles relatives au secret professionnel ;
• Le matériel informatique est protégé conformément aux règles de l’art en matière de sécurité informatique (firewall, antivirus mis à jour, etc.).

Origine et utilisation des données

• L’exercice de la profession d’avocat requiert d’être en possession et d’utiliser toutes les informations possibles qui permettront à l’avocat d’exercer sa profession et de remplir les missions qui lui sont assignées par ses clients et par la loi ;
• Ces informations peuvent provenir tant de sources accessibles au public que de sources qui ne sont pas accessibles au public.
• Les données sont toujours collectées et utilisées de façon légale dans le meilleur intérêt des clients de l’avocat.

Le Règlement général sur la protection des données confère aux personnes concernées les droits suivants :

• Droit de demander l’accès aux données à caractère personnel qui les concernent ;
• Droit de demander la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel qui les concernent ;
• Droit de demander la limitation du traitement des données à caractère personnel qui les concernent ;
• Droit de s’opposer au traitement de données à caractère personnel qui les concernent ;
• Droit à la portabilité des donnés ;
• Droit de retirer leur consentement au traitement de données à caractère personnel qui les concernent ;
• Droit d'introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle ;
• Droit de demander réparation ;
• Droit de s’opposer au traitement de données à caractère personnel qui les concernent à des fins de marketing direct.

Règles particulières à la profession d’avocat

• En règle, les communications (courriers et échanges de toute nature) entre avocats et entre avocats et leurs clients sont confidentielles ;
• L’avocat est soumis au respect des règles en matière de secret professionnel (dont le non-respect est puni par l’article 458 du Code pénal) ;
• L’avocat est soumis au respect des règles déontologiques qui gouvernent l’exercice de sa profession.

Personne de contact

Si les personnes concernées souhaitent exercer leurs droits, elles peuvent contacter l’avocat Jean Herveg aux coordonnées suivantes :

• Par courrier électronique : jean.herveg(ad)herveglawfirm.be
• Par lettre à la Poste : 34 boulevard de Waterloo (8e ét.), B - 1000 Bruxelles
• Par téléphone : +32 (2) 427.40.11